Organisée par les secteurs Veille, ATCE et Coopération & Développement de l’ADBS, la manifestation « Mettre en place un dispositif de veille : confrontation des usages » a bien failli ne pas voir le jour. Programmée initialement en septembre, elle a été décalée dans un premier temps en décembre puis, suite aux grèves, reportée au 3 mars 2019, où elle s’est finalement tenue au CNAM, juste avant que les mesures de confinement dues au coronavirus ne soient prises…

Elle n’en a pas moins rassemblé plus de 130 participants, attirés par un programme varié. Les interventions illustraient en effet qu’une veille pouvait être mise en place avec de multiples méthodes et outils, en utilisant bien sûr les outils de veille « classiques », qu’ils soient gratuits ou payants, mais aussi en tirant parti de Twitter, des outils de veille sur le Dark Web et les objets connectés, et même de WhatsApp.

J’avais le plaisir d’intervenir sur le sujet « Mettre en place un dispositif de veille avec des outils gratuits (ou presque) », et j’ai choisi d’aborder ce thème en présentant de façon concrète la façon dont j’ai mis en place une veille … sur la veille. Depuis plus de 20 ans en effet, je mène une veille permanente sur l’évolution des pratiques et des outils de recherche et de veille, pour aider les professionnels à gagner en efficacité sur Internet (via des accompagnements et formations, des ouvrages et articles, et via une veille sur la veille diffusée sur Twitter et LinkedIn…).

On trouvera dans cet article la synthèse et le support de mon intervention. Les supports et synthèses des autres orateurs sont ou seront disponibles quant à eux d’ici peu sur le site de l’ADBS.

Retour sur un cas pratique : mettre en place une veille … sur la veille, avec des outils gratuits

Avant d’aborder le sujet des « outils » et de décrire le dispositif de veille que j’ai mis en place, je suis revenue rapidement – faute de temps – sur les deux étapes préliminaires indispensables à toute veille, quels qu’en soient le ou les destinataires (chaque étape aurait justifié une intervention à part entière).

La première étape est bien sûr l’élaboration du plan de veille.

Elaborer un plan de veille revient globalement à cadrer son projet, en identifiant précisément les besoins en information. Pour ce faire, il est nécessaire de suivre une trame de questionnement, qui doit permettre de définir précisément :

Une fois que l’on connaît les objectifs et les enjeux de la veille, et que les angles d’approche ont été définis, il reste à transformer les questions en critères de recherche : travailler sur l’univers sémantique de ses recherches (mots-clés, synonymes, termes génériques, concepts liés, etc.), lister les types d’informations souhaités, les types de sources à interroger, etc.

Des ouvrages comme le « Guide pratique de la veille » de Corinne Dupin, synthétisent parfaitement le rituel de préparation auquel doit se livrer le veilleur, pour élaborer son plan de veille.

À la suite de quoi on peut passer à la deuxième étape, qui est celle du sourcing.

Le sourcing : une étape qui requiert méthode et expertise

On attribue souvent la qualité d’une veille stratégique à la puissance d’une solution de veille, ou à l’ingéniosité d’un dispositif réalisé avec des outils gratuits.

Mais c’est oublier que la pertinence des résultats d’une veille dépend principalement du choix des sources que l’on aura mises sous surveillance, et de la précision des requêtes que l’on aura enregistrées.

Cette phase de sourcing, fondamentale dans tout projet de veille, requiert à la fois de la méthode et de l’expertise.

Il faut en effet s’attaquer au sourcing en combinant « veille cible » et « veille radar » – pour reprendre l’appellation de Christophe Deschamps –, c’est-à-dire combiner la surveillance de sources spécifiques (veille cible) et celle de requêtes mots-clés sur le web ou les médias sociaux (veille radar).

Si l’on souhaite identifier une liste de sites sur un sujet (dans notre cas, celui de la veille), on peut partir de l’hypothèse que quelqu’un s’est déjà intéressé au sujet, et tenter de repérer spécifiquement les pages de liens qu’il aura publiées sur le Web. Pour ce faire, une astuce consiste à tirer parti de la syntaxe des moteurs et à rechercher, sur Google par exemple, les pages qui contiennent (pour notre cas) les mots ressources OU blogs, ET le mot veille, ET qui contiennent dans leur titre OU dans leur URL le mot liens OU le mot sites, souvent présents dans les pages de liens…

Ainsi, la requête ressources OR blogs veille intitle:liens|sites OR inurl:liens|sites identifie directement des articles listant les sites et blogs les plus utiles dans le domaine de la veille, sélectionnés le plus souvent par des experts ou des passionnés du sujet. Un gain de temps précieux pour le sourcing !

Identifier des pages de liens sur Google

D’autres exemples de pistes à suivre pour le sourcing sont disponibles sur le support de mon intervention, ou dans l’article paru dans le magazine Archimag, « Le sourcing, « première valeur ajoutée du veilleur », selon Béatrice Foenix-Riou ».

Un dispositif de veille ayant pour socle l’agrégateur Inoreader

Lorsque l’on souhaite mettre en place un dispositif de veille en utilisant des outils gratuits ou bon marché, il est en général nécessaire de combiner l’usage de plusieurs outils. Certains sont en effet dédiés plus spécialement à la collecte, d’autres au stockage, d’autres enfin à la diffusion, ou à la collaboration (et ce contrairement aux grandes plateformes telles Digimind, KB Crawl, Sindup, AMI Enterprise Intelligence…, qui couvrent l’ensemble du cycle de la veille).

Il est donc impératif de réfléchir en amont à la construction du dispositif que l’on souhaite mettre en place, et à la façon dont on pourra combiner les outils et services, pour répondre au mieux aux objectifs que l’on s’est fixés pour la veille.

Pour ce qui me concerne, le système que j’utilise a pour socle Inoreader, l’agrégateur de flux RSS créé en 2013 par la société bulgare Innologica, et qui est aujourd’hui l’un des agrégateurs les plus puissants du marché. L’outil est disponible en mode freemium, avec notamment une version gratuite performante, et une version pro (50 €/an) offrant des fonctionnalités réellement innovantes. Cette version a certes été limitée récemment (dans le nombre de filtres, de règles, etc.), mais elle suffira à bon nombre de veilleurs (une version personnalisée, sur devis, permet sinon de dépasser les limitations).

Inoreader, un puissant agrégateur de flux RSS

Dans mon Inoreader, il y a …

Inoreader me permet de centraliser l’essentiel de ma veille, et de suivre ainsi dans un espace unique (à titre d’exemples, car la liste est plus longue…) :

Recevoir une newsletter dans Inoreader via KillTheNewsletter

Des fonctionnalités innovantes pour trier, classer et diffuser les informations

Outre ses capacités très riches en matière de collecte, Inoreader offre différentes fonctionnalités innovantes pour trier, classer et diffuser les informations. La plupart de ces fonctionnalités sont réservées à la version Pro de l’agrégateur.

Parmi celles-ci, j’apprécie particulièrement la possibilité de :

• taguer les articles de son choix, pour mieux les classer et les retrouver (disponible dans la version gratuite d’Inoreader) ;
• générer, pour un tag donné, un flux RSS sortant, ce qui permet de publier les articles que l’on sélectionne sur un autre agrégateur ; on peut ainsi créer un compte inoreader pour un destinataire unique, et lui pousser automatiquement sa sélection d’articles, en les taguant (l’application sur smartphone prend ici tout son sens)… Réaliser une veille personnalisée n’a jamais été aussi simple !
• générer, pour un tag donné, une page html (Clip html) contenant les articles tagués, qui est mise à jour en temps réel et qui est accessible à tous ceux qui disposent du lien ; il est possible, qui plus est, de personnaliser légèrement la page et/ou de l’intégrer dans un widget sur une page web (si l’on veut par exemple diffuser plusieurs veilles thématiques sur le site de son entreprise) ;
• enregistrer une page que l’on a repérée sur le web dans Inoreader, et la taguer (et ainsi la diffuser dans sa sélection) ;
• créer une « recherche active », en enregistrant une recherche (qui peut être sophistiquée) effectuée sur le contenu de ses flux ou sur les flux « publics » (des autres utilisateurs d’Inoreader), de façon à avoir directement les nouveaux résultats (limité à 30 recherches actives dans la version Pro) ;
• filtrer les flux RSS, pour ne garder que les articles qui répondent à des critères précis (contenant un mot donné, etc.) (limité à 30 filtres dans la version pro) ;
• créer des règles, pour automatiser un certain nombre d’actions (par exemple, attribuer un tag particulier aux articles contenant un ou des mots donnés) (limité à 30 règles dans la version pro) ;
• envoyer par mail les articles que l’on aura tagués, aux destinataires de son choix, avec une périodicité que l’on aura définie ; le mail indique pour chaque article son titre – cliquable – et fournit le plus souvent un extrait (service Digest d’email, limité à 10 Digest dans la version Pro).

Bonne nouvelle pour les veilleurs : le blog OutilsFroids rassemble une série de tutoriels détaillés sur les diverses fonctionnalités d’Inoreader.

Page html générée automatiquement – après personnalisation – par Inoreader, pour un mot-clé (Clip html)

Avec ces fonctionnalités, Inoreader couvre presque l’ensemble du cycle de la veille. S’il reste bien sûr centré sur la collecte, il offre néanmoins des possibilités de traitement de l’information (avec les tags…) mais aussi de diffusion, via les flux RSS sortants, les Clip html, ou le service Digest d’email…

Mais quelle que soit l’option choisie, il est malheureusement impossible de modifier d’une façon ou d’une autre les informations contenues dans le flux. Or, si certains sites proposent pour chaque article image et informations détaillées, d’autres se limitent à quelques mots.

Si l’on tient à modifier ces informations pour rendre son livrable plus homogène (en supprimant les images, ou en écrivant son propre résumé par exemple), il faudra utiliser en complément d’autres outils, davantage axés sur la diffusion.

Différentes options pour diffuser sa veille

Les options pour diffuser sa veille ne manquent pas, et nous ne ferons pas ici de panorama complet des solutions… Le sujet nécessiterait (au moins) un article à lui seul.

Nous citerons juste quelques possibilités, pour illustrer la variété des possibles…

Diffuser sa veille sur les médias sociaux avec Buffer

Je réalise cette veille sur la veille pour moi-même – pour suivre l’évolution des pratiques et des outils – et pour la communauté des personnes qui me suivent sur Twitter et LinkedIn.

Pour diffuser les résultats de cette veille, j’utilise (en version payante) un outil de programmation des posts que je trouve performant : Buffer. Il me permet de définir un calendrier des publications (en moyenne, trois ou quatre posts par jour) en choisissant les jours et les heures, puis d’enregistrer dans une « file d’attente » les articles que je sélectionne. Je consacre ainsi à un moment donné quelques heures pour sélectionner les articles qui seront diffusés tout au long de la semaine.

Je sélectionne les articles que je diffuse selon une « ligne éditoriale » que je me suis fixée et j’enrichis chaque article posté en ajoutant le nom de la source et le nom de l’auteur (@pseudo pour diffusion sur twitter et prénom-nom pour LinkedIn), et le plus souvent un #hashtag. Selon le contenu de l’article, je choisis de le poster « tout de suite » (c’est plutôt rare), ou de l’ajouter à la file d’attente.

C’est donc volontairement que je publie des articles sur Twitter ou LinkedIn avec un décalage d’une ou deux semaines sur leur publication. Je ne sélectionne en effet que des articles « de fond » qui seront tout aussi pertinents quinze jours plus tard, et j’évite ainsi les multiples posts d’un même article lors de sa publication. Je leur donne en quelques sortes une autre chance d’être repéré…

Les articles que je sélectionne pour ma veille sont identifiés principalement via mes flux sur Inoreader. C’est en effet ce qui me permet de ne pas laisser passer les articles issus de mes sources préférées… J’utilise Twitter et LinkedIn en complément, pour découvrir des articles postés par des « personnes ressources », qui font des veilles sur des thématiques proches et suivent des sources que je ne surveille pas…

Publication d’un article sur Twitter et LinkedIn, via Buffer

Diffuser sa veille via diigo, un outil de bookmarking social

L’outil de bookmarking social diigo peut être intégré en quelques clics à Inoreader, ce qui permet ensuite d’enregistrer directement, depuis l’interface de l’agrégateur, les articles de son choix dans sa bibliothèque diigo, en choisissant le résumé ou les extraits que l’on souhaite voir figurer, les mots-clés, etc.

Les informations étant alors stockées dans sa bibliothèque, on dispose de nombreuses possibilités pour les traiter ou les diffuser, parmi lesquelles :

• diffuser automatiquement sur les médias sociaux (Twitter…) les articles enregistrés dans diigo, en utilisant des outils comme IFTTT ;
• sélectionner les titres et extraits d’articles que l’on souhaite diffuser et les envoyer par mail aux destinataires de son choix, ou les rassembler dans un rapport que l’on pourra copier sur Word ;
• automatiser l’envoi des articles tagués via les flux RSS de diigo (pour un mot-clé particulier, pour la bibliothèque, etc.) ;
• automatiser l’envoi des articles par email (en les partageant dans un groupe diigo, ou en utilisant un outil tiers comme IFTTT) ;
• tirer parti des puissantes fonctionnalités de traitement des « outliners » de diigo…

Traitement et diffusion des informations depuis sa bibliothèque diigo

Diigo offre indiscutablement des fonctionnalités puissantes pour ce qui concerne le stockage, le traitement, le partage et la diffusion, mais on peut néanmoins regretter une certaine « austérité » dans la présentation des mails, rapports ou outliners obtenus…

Si l’on souhaite égayer l’aspect visuel de son livrable, on aura tout intérêt à utiliser d’autres services, comme ceux qui sont dédiés à la création de newsletters.

FlashIssue : un outil de création de newsletters simple et efficace

Pour créer des newsletters et surtout gérer leur envoi, il existe des outils à la fois puissants et gratuits tels que MailChimp, que nous avons d’ailleurs choisi pour l’envoi de La newsletter de Recherche éveillée. Ce sont de réels outils de gestion d’e-mailing, et ils offrent à peu près toutes les statistiques souhaitées en termes de nombre de clics (qui a cliqué, à quel endroit du texte, etc.).

Mais puissance ne rime pas toujours avec simplicité, et la réalisation d’une newsletter personnalisée peut prendre un peu de temps.

Pour diffuser rapidement par mail quelques résultats issus de sa veille, il est parfois suffisant d’utiliser des outils moins puissants mais plus conviviaux, comme FlashIssue.

Cet outil, qui nécessite un compte GMail, permet en effet de créer en quelques clics une newsletter personnalisée, à partir de résultats qui peuvent être :

• contenus dans un flux RSS (par exemple, dans un flux RSS sortant d’Inoreader !) ;
• identifiés via une recherche Google ;
• ou à partir de pages repérées sur le Web.

L’outil dispose d’une interface d’édition assez simple avec, sur la gauche, une partie dédiée à la mise en page de la newsletter et sur la droite, une zone réservée au contenu que l’on veut ajouter. Et l’on procède en glissant déposant les articles de la droite vers la gauche. Qui plus est, on peut modifier le contenu des textes et l’on dispose de nombreuses options de personnalisation.

Comme la newsletter ne peut être envoyée que via une adresse GMail, il est préférable d’envoyer la lettre à son adresse pro, puis de la rediffuser aux destinataires (d’autant que la version gratuite est limitée à 25 mails par mois)

Newsletter réalisée avec FlashIssue

Partager sa veille sur une plateforme de curation : Wakelet

Il existe de nombreuses plateformes de curation, la plus connue étant sûrement Scoop.it, lancée fin 2011 par Guillaume Decugis et Marc Rougier, et rachetée en octobre 2018 par Linkfluence, une société spécialisée dans la veille et l’analyse du web social. Mais l’outil – par ailleurs très performant – a changé de modèle économique en 2018 (au grand dam d’ailleurs des scoopiters, qui n’ont pu récupérer les articles stockés !), et n’entre plus vraiment dans la catégorie des outils « gratuits ou bon marché ».

Bien moins connue, mais totalement gratuite, Wakelet est une plateforme de curation qui possède certes des limites, mais qui présente des atouts certains.

Elle permet en effet de créer des « collections » (équivalent des « topics » de Scoop.it) qui peuvent rassembler des articles, des tweets, du texte, et même des vidéos, et offre pour chacune de nombreuses options de personnalisation. Son point fort réside dans les options d’accès à la collection, qui peut être, au choix, totalement privée, totalement publique, ou accessible uniquement à ceux qui disposent du lien (comme les Clip html d’Inoreader). Qui plus est, Wakelet offre la possibilité d’inviter des collaborateurs à publier dans une collection. Et toutes ces fonctionnalités sont proposées gratuitement.

Une « collection » sur la plateforme de curation Wakelet

Comme on le voit, il est possible aujourd’hui de couvrir l’ensemble du cycle de la veille en combinant entre eux plusieurs outils gratuits ou freemium. Mais plus que jamais, eu égard à l’importance de l’offre, il est indispensable de réfléchir en amont à ses besoins, et à partir de là, de construire en connaissance de cause le dispositif de veille qui pourra y répondre.

Le graphique ci-dessous récapitule le dispositif de veille présenté (en partie) dans cet article. C’est celui que nous utilisons et que nous présentons généralement lors des formations que nous animons.

Dispositif de veille ayant pour socle Inoreader

Ce n’est bien sûr qu’un exemple de dispositif, élaboré pour répondre notamment à mes besoins d’une veille sur la veille…

De multiples autres combinaisons d’outils peuvent être imaginées, et les interviews de veilleurs proposés dans ce blog l’illustrent régulièrement.

Pour un autre type de besoin, Serge Courrier propose par exemple sur Slideshare un « Modèle d’une plateforme de veille visant à automatiser la rediffusion de l’information » ; on y trouve la description d’un dispositif de veille plus complet et plus puissant – mais forcément plus complexe à mettre en place –, qui intègre en particulier un CMS (Content Management System) comme WordPress, entre la phase de collecte et la diffusion.

Et vous, quels dispositif de veille avez-vous mis en place ?

Mettre en place un dispositif de veille avec des outils gratuits