Parallèlement aux solutions de veille proposées par des sociétés comme Digimind, AMI Software, Iscope, etc, il existe sur le Web de très nombreux outils gratuits ou bon marché, susceptibles d’aider le veilleur dans sa tâche. Mais les fonctionnalités des outils gratuits sont bien moins puissantes que celles des solutions professionnelles et, surtout, ne couvrent le plus souvent que l’une des étapes du processus de veille (collecte, stockage, diffusion…).

Rivalisant d’astuces pour combiner entre eux divers outils gratuits, de nombreux professionnels ont imaginé des systèmes de veille qui peuvent se révéler très efficaces…

Pour permettre un meilleur partage de ces pratiques, nous inaugurons avec ce billet une nouvelle rubrique baptisée « Témoignage », qui proposera des retours d’expérience de professionnels de l’infodoc sur les différents outils qu’ils utilisent pour leur veille. Dans un premier temps, les témoignages portant sur les outils gratuits ou bon marché seront mis à l’honneur. Les retours d’expérience concernant la mise en place de solutions de veille seront ajoutés par la suite.

Pour ce premier billet nous avons rencontré Sylvie Pelletier, chargée de veille documentaire au sein de la Direction de la Documentation et des Archives de la Région Languedoc-Roussillon ; Sylvie a choisi pour les différentes étapes de sa veille plusieurs outils qu’elle a combiné de façon astucieuse…

Témoignage sur le système de veille de la
Région Languedoc-Roussillon

Recherche-eveillee : Bonjour Sylvie, et merci d’avoir accepté de présenter à nos lecteurs les méthodes et les outils que vous utilisez dans le cadre de votre veille. Pouvez-vous tout d’abord nous en dire plus sur votre service et vos missions, au sein de la Région Languedoc-Roussillon

Sylvie Pelletier : J’ai rejoint en 2009 la Direction de la Documentation et des Archives de la Région Languedoc-Roussillon. Cette direction – qui regroupe onze personnes – comprend plusieurs « cellules », parmi lesquelles la cellule Documentation (six personnes), au sein de laquelle je suis responsable de la veille documentaire. Nous assurons la gestion des périodiques, des bases de données et des ouvrages, mais aussi le droit de copie et les recherches documentaires.

Je m’occupe plus particulièrement de l’activité veille, que j’ai eu la chance de pouvoir développer à partir de 2011. Lorsque je suis arrivée, la veille ne comptait pas parmi les priorités du service ; comme le domaine m’intéressait, j’ai fait des propositions qui ont été acceptées, et j’ai testé le service en réalisant une veille sectorielle pour la direction des transports. Puis le  le bilan de cette première expérience et la rencontre des différentes directions ont fait que les demandes se sont multipliées…

Aujourd’hui, la veille est proposée systématiquement à tous les agents de la Région. Je réalise des veilles sur environ 35 thématiques, et envoie autant de livrables à un total de plus de 340 destinataires. Cela étant, la sélection des articles se fait toujours de manière très artisanale…

 Recherche-eveillee : Pour des contraintes budgétaires, vous vous êtes restreint essentiellement à des outils gratuits ou bon marché. Quels sont ceux que vous utilisez dans votre système de veille et pour quelles raisons les avez vous choisis ?

Sylvie Pelletier : Je réalise ma veille essentiellement à partir des flux RSS. Comme beaucoup, j’utilisais au départ Google Reader, et je me suis trouvée démunie  par sa disparition. A l’époque, ses successeurs (Feedly…) mettaient l’accent sur la convivialité et le graphisme de l’interface, mais des fonctionnalités comme les flux RSS sortants étaient rarement proposés. Or, cette fonction était pour moi indispensable. A la suite de l’atelier de l’ADBS consacré aux solutions alternatives à Google Reader, j’ai donc choisi Tiny Tiny RSS, l’un des rares agrégateurs de flux à disposer de cette fonctionnalité.  Mais Tiny Tiny est un logiciel open source qui nécessite un serveur web et une base MySQL ; il m’a donc fallu convaincre la DSI de l’installer sur le serveur de la Région !

Tiny Tiny RSS comme agrégateur de flux

Je surveille plus de 360 flux via Tiny Tiny RSS (tt-rss) que j’ai classés dans une vingtaine de rubriques : agriculture, économie-emploi, environnement, fonction publique, sport, territoire, etc. Lorsque je découvre au fil de ma veille un article que je juge intéressant, je lui attribue une ou plusieurs étiquettes (tags). J’en utilise au total une soixantaine ; parmi celles-ci, « actu intranet » par exemple permet d’alimenter automatiquement la rubrique « Actualités du jour » de l’intranet de la Région.

Interface de l’agrégateur Tiny Tiny RSS

L’un des atouts de tt-rss est qu’il est possible de créer de nombreux filtres sur la source, sur des mots-clés, etc.

Ces fonctionnalités – filtres et flux RSS sortants – justifient à elles seules le choix de l’outil.

Recherche-eveillee : L’essentiel de la collecte d’informations est donc réalisé à partir de Tiny Tiny RSS. Comment procédez-vous ensuite pour diffuser l’information aux agents ?

Sylvie Pelletier : Ma veille couvre une trentaine de thématiques, et je réalise pour chacune un livrable, avec une périodicité quotidienne ou hebdomadaire, selon le choix du destinataire. Les livrables sont tous réalisés de la même façon, à partir des flux RSS sortants de Tiny Tiny RSS.

Automatisation des livrables grâce à
Yahoo! Pipes et MailChimp

Comme le nombre de livrables est important, j’ai cherché à automatiser autant que faire se peut leur réalisation. Pour cela, j’utilise différents outils.

• J’ai tout d’abord créé via Yahoo! Pipes des flux RSS correspondant à chacune de mes thématiques de veille, à partir du mixage des différents flux sortants obtenus avec Tiny Tiny RSS (depuis les tags attribués à chaque article). Yahoo! Pipes me permet en effet de regrouper les flux correspondants à plusieurs tags, de dédoublonner les articles, d’appliquer le cas échéant des filtres, et de classer les articles par ordre ante-chronologique.

Création d’un « pipe » avec Yahoo! Pipes

Après avoir créé un flux par thématique, j’ai cherché à automatiser la réalisation du livrable.

• J’ai pu le faire grâce à MailChimp, un outil puissant dédié à l’envoi de newsletters par mail (ndlr : c’est d’ailleurs cet outil que nous utilisons pour la Newsletter de Recherche-eveillee). La version gratuite dispose de fonctionnalités très intéressantes (envoi de 12 000 mails jusqu’à 2000 contacts) et permet notamment de publier une newsletter automatiquement, à partir d’un fil RSS, après avoir défini la liste des personnes à qui la newsletter doit être envoyée. Qui plus est, un même fil RSS peut être utilisé pour l’envoi d’une lettre quotidienne ou hebdomadaire, selon le choix du destinataire. Celui-ci reçoit le mail automatiquement selon ses préférences, dès qu’un article a été tagué dans Tiny Tiny RSS.

Cela étant, MailChimp prend en compte la date de publication de chaque item et pas sa date de sélection. Ainsi, un article daté de quelques jours avant sa sélection ne sera pas automatiquement inclus dans la newsletter du jour. Heureusement, deux de mes collègues peuvent prendre le relais lorsque je suis absente et sinon, j’ai toujours la possibilité d’assurer la diffusion manuellement…

Newsletter créée automatiquement avec MailChimp

Grâce à MailChimp, le temps de traitement de l’information a donc été réduit au maximum, et je possède en complément des statistiques sur la lecture des livrables…

Recherche éveillée : Les versions gratuites de Tiny Tiny RSS, Yahoo! Pipes et MailChimp vous permettent d’accomplir une bonne partie de votre veille. Mais je suppose que ces outils ont aussi leurs limites. Lesquelles voyez-vous ?

L’un des inconvénients des outils gratuits est qu’il est souvent difficile d’avoir la réponse aux questions que l’on peut se poser sur leurs fonctionnements. Rare sont ceux en effet qui disposent d’une fonction support…

Ainsi, pour résoudre le problème rencontré avec MailChimp pour les dates, j’aurai souhaité modifier les dates présentes dans les flux RSS de Yahoo! Pipes… Je n’ai pas trouvé la solution, malgré des questions posées dans les forums…

De la même façon, j’aurai aimé pouvoir définir le format de chaque flux, ou plus précisément la longueur de chaque article. Selon les sites en effet, les flux RSS proposent juste le titre, un extrait des articles ou leur texte intégral. Mais pour mes newsletters, je préfère un extrait des articles. J’ai donc dû « retravailler » chaque flux avec Feedburner, en limitant la taille des articles à 400 caractères maximum. Cette procédure est fastidieuse, même si elle ne se fait qu’une fois !

Enfin, mon système de veille est construit grâce à la combinaison de différents outils gratuits. Si l’un d’eux disparaît, tout le système peut être remis en question…

Recherche-eveillee : utilisez-vous d’autres outils dans le cadre de votre veille ?

Sylvie Pelletier : En complément de Tiny Tiny RSS, Yahoo! Pipes et MailChimp :

• j’ai mis en place des alertes qui sont récupérées par flux dans tt-RSS, via Google Alertes par exemple
• je peux compléter la veille avec des revues de presse à la demande, en interrogeant notamment Pressed
• j’utilise des outils comme Dapper ou Feed43 pour créer des flux sur des pages qui n’en disposent pas
• je me sers quelquefois de Fivefilters, pour créer un document PDF à partir d’un fil RSS
• et enfin, la Région a choisi le portail documentaire Gediweb pour la gestion des informations.

Recherche-eveillee : quelle part de votre temps consacrez-vous à la veille ?

La veille représente une part importante de mon activité. Toutes mes matinées sont en effet consacrées à la lecture des flux, la sélection des articles, la gestion des flux, etc. Heureusement que l’envoi des livrables est aujourd’hui presque entièrement automatisé ! Car en complément de la veille je publie un bulletin juridique et un bulletin RH, j’ai une fonction d’assistance et de conseil auprès des services, je copilote la refonte de l’intranet, j’archive les bulletins, etc.

Recherche éveillée : Merci Sylvie de nous avoir dévoilé ces informations sur les outils que vous utilisez. Je suis persuadée que ce partage inspirera plus d’un lecteur. J’incite d’ailleurs les lecteurs à présenter à leur tour leur système de veille via les commentaires, ou à me contacter pour un article plus détaillé…