Après Sylvie Pelletier, chargée de veille documentaire au sein de la Direction de la Documentation et des Archives de la Région Languedoc-Roussillon, nous recevons aujourd’hui pour notre rubrique « Témoignage » Gwénaëlle Le Moal, documentaliste – responsable gestion de la connaissance au sein de la Haute Autorité pour la diffusion des œuvres et la protection des droits sur Internet, que l’on connaît mieux sous le nom de Hadopi.

Recherche-eveillee : Bonjour Gwénaëlle, merci d’avoir accepté de présenter à nos lecteurs les méthodes et les outils que vous utilisez dans le cadre de votre veille. Pouvez-vous tout d’abord nous en dire plus sur l’Hadopi et expliquer quelles y sont vos missions ?

Gwénaëlle Le Moal : L’Hadopi est une autorité publique indépendante dont les missions ont été définies par la loi Création et Internet du 12 juin 2009 (dite loi « Hadopi »). Celles-ci sont de :

• promouvoir le développement de l’offre légale (offrelegale.fr) et observer les usages licites et illicites des œuvres sur Internet
• protéger les œuvres à l’égard des atteintes aux droits qui leur sont attachés, notamment dans le cadre de la réponse graduée
• réguler l’usage des mesures techniques de protection.

L’Hadopi est constituée de deux organes : le Collège de l’Hadopi et la Commission de protection des droits, et emploie une cinquantaine d’agents de la fonction publique (contractuels et fonctionnaires par voie de détachement).

J’ai rejoint cet organisme en 2010 et assure les fonctions de documentaliste – responsable gestion de la connaissance. Parmi mes missions, j’effectue une veille d’actualité quotidienne – à destination interne exclusivement – qui couvre les domaines de compétence de l’Hadopi : la propriété intellectuelle, le piratage en ligne, les usages en ligne, les biens culturels dématérialisés, l’offre légale, les moyens techniques de protection, la réponse graduée, le droit d’auteur, etc.

Comme je suis la seule documentaliste de formation, je m’occupe également de la politique documentaire, des recherches d’information, de la politique d’archivage, etc.

 Recherche-eveillee : Quels sont les outils que vous utilisez dans votre processus de veille et pour quelles raisons les avez vous choisis ?

Gwénaëlle Le Moal : Je suis arrivée à l’Hadopi alors que l’institution était en train de se construire ; lorsque l’on m’a demandé de mettre en place une veille, j’ai donc volontairement choisi d’utiliser – dans un premier temps du moins – des outils gratuits. Cette étape est en effet utile, a fortiori dans une petite structure publique en pleine création, car elle laisse le temps de bien comprendre les besoins émergents, et de décider en connaissance de cause s’il faut ou non passer à une solution de veille plus puissante.

Hadopi : Netvibes comme socle du processus de veille

J’ai choisi comme socle de ma veille le portail personnalisable Netvibes, et ce pour plusieurs raisons :

• l’outil permet de suivre de façon relativement claire un nombre important de flux, qui peuvent être répartis dans différents onglets thématiques. Mon « dashboard » rassemble ainsi plus de 450 sources, classées dans des onglets thématiques ou sectoriels comme « offre légale », « droit d’auteur », etc.
• ce « dashboard » peut aisément être dupliqué, pour permettre à des collègues (chargé de veille, juriste…) d’effectuer leur propre veille sur certaines thématiques. D’une façon générale, je n’ai pas voulu imposer un outil aux agents qui souhaitaient effectuer une veille. J’interviens pour eux en fonction support, et les aide à paramétrer si besoin l’agrégateur de leur choix (Netvibes, Feedly…)
• Netvibes enfin est bien plus qu’un agrégateur de flux RSS, et l’on peut rassembler sur des onglets des liens vers des sites, des applications, etc.

Au final, pour le type de veille que j’effectue, Netvibes me convient bien car il me permet d’avoir une bonne vision de l’ensemble des sources.

Recherche-eveillee : L’essentiel de la collecte d’informations est donc réalisé à partir de Netvibes. Comment procédez-vous ensuite pour diffuser l’information aux agents ?

Gwénaëlle Le Moal : Pour la diffusion des informations, j’ai choisi tout d’abord la plateforme de curation Scoop.it.

Hadopi : des informations diffusées via Scoop.it et MailChimp

J’édite ainsi le « topic » Veille Hadopi (en accès public), et d’autres dédiés à certaines thématiques, en accès restreint. J’ai choisi la version Business de Scoop.it, d’une part car elle me permet d’éditer des topics en accès privé, et surtout car elle offre la possibilité d’envoyer un nombre illimité de newsletters, que l’on peut créer très facilement.

Le topic public « Veille Hadopi » (www.scoop.it/veille-hadopi)

Concrètement, lorsque je découvre sur Netvibes un article qui me semble intéressant, je me connecte sur le site source puis, grâce au bookmarklet Scoop.it, je créé un résumé, lui attribue des tags et programme sa publication automatique dans un ou plusieurs topics et, le cas échéant, sur les réseaux sociaux (Twitter notamment, via le compte @gwenlemoal).

J’ai pendant longtemps utilisé la fonction newsletter de Scoop.it, qui permet de faire relativement facilement une newsletter, à partir des articles que l’on a publiés sur le topic. J’envoyais ainsi quotidiennement un mail comportant une dizaine d’articles aux abonnés à la veille générale (80/100 personnes).

Elaboration d’une newsletter depuis Scoop.it

J’utilisais d’autre part, pour des livrables internes, le service MailChimp.com, un outil très puissant dont la version gratuite dispose de fonctionnalités intéressantes et offre la possibilité de créer des newsletters plus sophistiquées que via Scoop.it.

Puis, j’ai cherché à automatiser davantage la réalisation des livrables. J’ai donc tiré parti de certaines fonctionnalités de MailChimp pour automatiser la réalisation de la newsletter quotidienne, à partir du fil RSS du topic Scoop.it… Le temps de traitement de l’information est ainsi réduit au maximum, et je possède en complément des statistiques sur la lecture des livrables.

Newsletter créée automatiquement avec MailChimp

Recherche-eveillee : utilisez-vous d’autres outils dans le cadre de votre processus de veille ?

Gwénaëlle Le Moal : En complément de Netvibes, Scoop.it et MailChimp, qui nous permettent d’effectuer notre coeur de veille, nous avons recours à d’autres outils pour mettre en valeur le traitement des informations.

Nous utilisons ainsi le site de bookmarking social Pearltrees pour proposer des « dossiers de veille » . Ceux-ci correspondent en fait à des dossiers documentaires sur les thématiques que nous suivons (livre numérique, cinéma, audiovisuel, netflix, droit d’auteur…) et sont alimentés par notre veille ; ces collections, qui sont en accès libre, sont utilisées notamment par nos agents, qui retrouvent ainsi plus facilement certaines informations.

 

La « collection » Pearltrees sur le livre numérique (www.pearltrees.com/drev_documentation)

 

Nous employons également un outil de mind mapping collaboratif en ligne –Mindmeister –, proposé en mode freemium, qui nous sert par exemple pour créer et gérer des cartographies sectorielles.

 

Cartographie sur l’écosystème du jeu vidéo réalisée avec Mindmeister

 

Nous tirons aussi parti d’Easel.ly, un petit outil en ligne qui nous sert souvent à réaliser des infographies telles celle ci-dessous, réalisée lors de la publication d’une étude Hadopi-IFOP-GLN sur le livre numérique.

Infographie réalisée avec Easeal.ly pour une étude Hadopi-Ifop-GLN sur le livre numérique (http://www.easel.ly/viewEasel/987551)

 

Enfin, pour la phase de stockage ou de capitalisation des informations, nous avons mis en place une gestion électronique de document sous Alfresco Community. Cette solution n’est pas un outil de « veille », mais  c’est une solution open source de gestion de contenu, que nous avons choisie car ce type de logiciel déployable dans les petites structures a un impact sur le budget…

Recherche éveillée : Merci Gwénaëlle pour ce partage sur les outils que vous utilisez. Nul doute que nos lecteurs y trouveront des idées pour enrichir leur système de veille. Je les incite d’ailleurs à présenter à leur tour, via les commentaires, la chaîne d’outils qu’ils ont mis en place pour couvrir les différentes étapes de leur veille …